Partener zen de cursa lunga: ContaZen

Suntem inca tineri. Destul de tineri ca sa mai izbutim ceva prin propriile forte, insa destul de intelepti, zic eu, ca sa stim si cum sa ne  folosim de cele mai bune instrumente pentru atingerea propriilor proiecte. Consider ca mereu e nevoie de intreprinzatori, mici, mari, pana la urma si cei mari au fost odata mici, insa au crescut. Consider ca e mereu nevoie de inovatie, de identificarea si exploatarea niselor, de inventivitate si de crestere economica, iar cei mai in masura sa aduca ceva nou, sau macar o abordare noua a unui concept vechi sunt cei mai tineri.

Probabil ca de acolo isi are radacinile si proiectul asta: “Contazen”… ii zic ei, si se vrea a fi un nou program de facturare care face practic totul pentru tine, uneori iti face si facturile, fara sa te mai deranjeze de la cafea, si apoi le si trimite pe mail, tot de capul lui. De unde atata “inteligenta artificiala” de la amicul nostru Contazen poate va intrebati? Cum de unde? De la o echipa la fel de tanara si priceputa, care a stiut sa intervina la momentul potrivit cu acest program, tocmai cand incepeam sa imi pierd mintile in relatia mea cu alte programe de facturare. Credeam ca eu sunt de vina. Ca eu sunt nepriceputa si uituca, dar mi-au demonstrat ca de fapt partenerii mei de pana atunci erau depasiti de cerintele mele, ca nu imi mai puteau oferi decat … niste actualizari periodice. Nah, ce sa fac eu daca am standarde inalte? 🙂

Si uite asa a inceput povestea noastra…Desi e destul de nou pe piata, lansat in decembrie anul trecut, Contazen vine si aduce lumina in sectorul facturarii, facandu-ne astfel viata mai usoara, relatiile colegiale mai detensionate si o activitate mai de succes.  Totul incepe cu procesul de generare a diferitelor documente (facturi fiscale/proforme/ recurente, avize, chitante, Nir-uri, etc) care se face electronic de pe orice device conectat la internet. Asta ce inseamna? Pai, in primul rand, daca sunteti dedicat activitatii desfasurate, ceea ce cred ca sunteti, mai ales daca aveti bani investiti si sunteti direct interesat de rezultate,  puteti avea totul sub control: stocuri, documente emise, documente inregistrate, plati efectuate, facturi incasate, etc., devenind astfel mai organizat. Cu cateva click-uri puteti face o factura fara sa apelati la ajutorul colegilor de la birou, ingreunand astfel tot procesul. Factura poate fi emisa electronic si transmisa direct pe e-mail colaboratorilor
interesati. Conform art. 155 alin. (28) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, factura este valabila fara semnatura si stampila, receptia putand fi probata prin alte metode sau documente  transmise intre cele doua societati, deci nu va mai trebui sa va faceti probleme cu exemplarul rosu.

Atata timp cat vorbim de accesarea de pe tableta sau telefon, probabil ca va imaginati ca trebuie instalata o aplicatie, care sa fie compatibila cu diferitele sisteme de operare ale celor 2 device-uri si asa mai departe, insa nu e deloc asa. Accesarea programului se face de pe o pagina de internet dedicata, la care va logati ca la orice site unde aveti cont, si gata…aveti la dispozitie toata baza de date, toate informatiile si toata documentatia firmei, toate intr-un singur loc. Acest program nu necesita nici o aplicatie, doar un browser 🙂 si nici nu foloseste excesiv resursele telefonului (memorie si procesor) deci nu va faceti griji, ca nu va trebui sa stergeti pozele din vacanta sau  filmuletele comice. Datorita informatiilor stocate in cloud, updatate zilnic si securizate impotriva eventualilor hackeri curiosi, baza de date este in siguranta, pentru ca voi sa nu pierdeti munca din cursul zilei. Asadar, ies din discutie si eventualele “stricaciuni” ce pot surveni asupra device-urilor care va ingrijorati ca va pot periclita informatiile continute de baza de date. Informatiile sunt “printre nori”, astfel scutindu-va de cheltuieli pentru servere, licente software, hosting, colocare, mentenanta sau personal tehnic ultraspecializat. Poate si din acest motiv costa si atat de ieftin.

Totodata, Contazen este programul ideal pentru un start up si poate deveni partenerul tau pe masura ca cresti. Pentru incepatorii care abia isi pun in miscare activitatea, Contazen ofera un abonament gratuit, constand intr-o cheie de acces (un utilizator) si un numar de pana la 5 documente lunar (aici pot fi diferite documente, nu neaparat facturi). Pretul de 9 lei pe luna este platit atunci cand deja toate se aseaza si poti justifica un numar de pana la 50 de documente pe care le poti emite lunar, cu pana la 3 utilizatori care sa aiba acces la baza de date, deci, deja esti avansat. Cand activitatea desfasurata presupune un numar mai mare de documente, si documentele contabile incep sa se adune, atunci inseamna ca esti deja profesionist si te poti bucura de o oferta mai ampla a celor de la Contazen, care implica pana la 100 de documente pe care le poti emite si 10 utilizatori care le pot emite sau verifica. Cand deja poti lasa pe altii sa faca treaba in locul tau, in timp ce tu iti bei cafeaua linistit bucurandu-te de o activitate prospera si de cea mai tare masina din parcare, atunci inseamna ca vrei All inclusive si de la programul de facturare, ca sa mentii un flux constant al profitului. La numai 29 de lei/luna, cu reducere de 20% pentru abonamentul pe un an de zile, nici acum, cand inca nu ai firma imaginara de mai sus tot nu e un efort financiar prea mare, nu-i asa? Va aduceti aminte ce vorbeam mai sus ca programul asta nu da ratee si face cateva lucruri de capul lui?
Chiar asa e si in cazul facturilor recurente, adica acele facturi care au o suma fixa, cu scadenta prestabilta de contract si data de facturare fixa, in fiecare luna. Contazen s-a vrut  a fi putin independent asa ca are o optiune de programare a facturilor recurente, urmand ca acestea sa fie salvate ca ciorne, pana ii dai tu acceptul, sa fie facturi fiscale/proforme sau sa fie deja  trimise pe e-mail-ul colaboratorilor. Astfel, dandu-i putina libertate de miscare “tovarasului” tau de munca, tu iti poti permite o pauza de cafea prelungita, in timp ce el face treaba pentru tine. E ca si cum ai avea propriul minion care nu se supara ca ii dai treaba. In orice domeniu ti-ai desfasura activitatea e bine sa ai o echipa care sa te ajute. Ca sa nu duci sarcina facturarii de unul singur, insa sa ai control absolut si confidentialitate maxima asupra detaliilor de personal, Contazen ofera posibilitatea limitarii accesului diferitilor angajati. Asadar, in timp ce una sau mai multe persoane pot factura, si una sau mai multe persoane pot inregistra comenzi sau documente contabile, numai contabilul sef si administratorul vor avea acces si la rapoarte, situatii, salarizare, plati sau alte informatii considerate confidentiale. Imi place, ca, desi aparent se poate crea o mare incurcatura cu un numar prea mare de utilizatori, Contazen ofera optiunea de istoric al activitatilor fiecarui utilizator si a modificarilor  documentelor. Asadar, orice activitate sau modificare poate fi inregistrata, necreandu-se confuzii.
Ce-mi mai place la Contazen? Adica, in afara de toate “bilele albe” acumulate mai sus?
Pai cred ca ar fi posibilitatea testarii lui online inainte de achizitionare. E foarte simplu, intri pe site-ul lor si faci click pe “Incearca gratuit”.

Iti va aparea apoi o fereastra in care trebuie sa completezi numele, prenumele, sa alegi o parola si adresa de e-mail pentru corespondenta. De acolo e simplu, trebuie doar sa confirmi mail-ul primit de la ei si poti incepe sa iti populezi baza de date. Daca insa ti-e mai comod cu o baza de date de test, poti lua legatura eu ei, telefonic, prin casuta de chat pusa la dispozitie in colt dreapta jos sau prin formularul de contact de la sectiunea contact. Vei primi un e-mail cu o invitatie la testare a programului Contazen cu o baza de date creata special ca sa te
joci cu ea  fara consecinte.

Ca si planuri de viitor, cei de la Contazen, planuiesc sa il “invete” sa scoata si bon fiscal o data cu factura, astfel nu va mai trebui sa retii
diferite coduri de articole, sa ii ataseze un cititor de coduri de bare si cat de curand vor sa introduca o rubrica de cheltuieli in care veti putea inregistra cheltuielile cu deplasarea, deoarece, de ce sa nu recunoastem, relatia cu Contazen va ofera libertate de miscare.

Daca din orice motiv nu izbutiti sa va descurcati in scoaterea unor rapoarte, documente, sau pur si simplu doriti sa vi se confirme ca ati procedat corect in cazul muncii deja prestate, cei de la Contazen va pun la dispozitie o linie de asistenta, la capatul careia veti gasi specialisti dornici sa va sara in ajutor.
Daca va  gandeati ca retelele sociale sunt un viciu, stati sa vedeti ce “viciati” veti ajunge de propria afacere, inclusiv de controlul suprem asupra intregii activitati pe care vi-l da Contazen datorita accesului facil la
intreaga baza de date.

Daca v-am facut catusi de putin curiosi asupra facilitatilor oferite de acest program va invit sa va inregistrati si sa cereti o invitatie la o baza de date de testare, deja populata cu clienti, produse, facturi, documente. Deocamdata accesul la ea se poate face doar in baza acestei invitatii primite pe mail, insa, din discutia cu ei am inteles ca acest
lucru va fi posibil cat de curand si fara aceasta. Puteti vedea cum arata documentele finale, incadrarea in pagina, cum si unde se prezinta elementele constitutive ale fiecarui document in parte, veti putea vedea practic imaginea de ansamblu a unui program gata de pus la munca. Daca ati lucrat pana acum cu diferite programe de facturare imi veti intelege entuziasmul cand vine vorba de Contazen :), iar daca nu, puteti oricum sa va faceti o idee despre ceea ce ofera el, astfel, incat sa stiti la ce standarde trebuie sa se ridice celelalte.

O zi frumoasa va doresc!
XOXO