Trăim într-o lume ocupată în care pare că fiecare oră contează. Timpul nu stă în loc și oricât de mult ne-am dori să îl oprim, să îl certăm să meargă mai încet, suntem fără control în fața lui. Singurul lucru pe care puteam să îl controlăm este modul în care îl folosim. În acest context este normal să ne dorim să ne terminăm treaba mai repede pentru a avea mai mult timp pentru a petrece timp cu familia, făcând unele hobby-uri sau pur și simplu bucurându-ne de lucrurile frumoase din viață. Graba strică treaba doar atunci când nu știi cum să te grăbești. În acest articol însă, îți prezentăm câteva soluții pentru a fi mai productiv și a termina treaba mai rapid.
Pasul 1 – Fă un plan coerent
Fă o ierarhie a proiectelor în funcție de importanța acestora, și în funcție de volumul de muncă implicat. De asemenea, ține cont și de termenele limită. Dedică suficient de mult timp fiecărui proiect și nu te aglomera. Astfel vei putea să faci treabă bună în cel mai scurt timp posibil. Faptul de a plănui din timp fiecare proiect, cât timp vrei să îi dedici, precum și ordinea pașilor în care îl vei aborda va diminua momentele de neproductivitate. Dacă ești obosit nu poți munci rapid, deci organizează lucrurile în așa fel încât să îți permiți să faci pauze, și să nu te obosești peste măsură.
Pasul 2 – Asigură-te că totul e organizat și funcționează bine
Dacă lucrezi la birou, spațiul în care lucrezi și dispozitivele pe care le folosești, pot fi elementele din cauza cărora pierzi cel mai mult timp. Este foarte important ca biroul tău să fie curat, unde totul este organizat, adică are un loc bine stabilit. Ai nevoie de acces rapid la informație, și ultimul lucru pe care îl dorești este să nu găsești o notiță sau un document important deoarece spațiul în care lucrezi este prea dezordonat.
Începe un proiect prin a verifica că totul este pus la locul lui, că ai la îndemână tot ce ai nevoie, și că toate dispozitivele funcționează perfect. Nu e nimic mai frustrant decât să vrei să lucrezi rapid și să observi că paginile web sau programele se deschid greu, că imprimanta nu funcționează sau nu are hârtie ori tuș, sau că pixurile nu scriu. Apasă aici pentru a vedea cum poți să rezolvi unele din problemele dispozitivelor cu care te confrunți adesea.
Pasul 3 – Folosește un timer pentru taskurile mari
Un concept din lumea afacerilor spune că munca se extinde pe durata de timp pe care i-o aloci. Cu alte cuvinte, ai mai multe șanse să petreci mult mai mult timp decât ai avea de fapt nevoie pe un proiect, dacă nu îi stabilești un interval concret de finalizare. Dacă lași timpul nedeterminat, aproape mereu vei petrece mai mult timp decât este necesar pentru a termina treaba.
Faptul de a stabili o limită de timp te va motiva să lucrezi mai rapid, deoarece vei vrea să te încadrezi într-un anumit interval. În plus, specialiștii spun că dacă vei proceda astfel, vei experimenta o stare de bine, sentimente de satisfacție, deoarece vezi că te miști bine în vederea atingerii obiectivului propus. Așadar, nu vei fi doar mai productiv, ci și mai fericit.
Pasul 4 – Prefă-te că ziua se termină la 11 dimineața
În fiecare dimineață în care te pui la muncă, prefă-te că ziua se termină la 11 și nu mai poți munci după această oră. Dacă ai ști că la acea oră ar trebui să mergi acasă, dar ar trebui să îndeplinești un nivel de muncă solicitant, ce ai face? Crează o listă mică, și apucă-te imediat de cele mai importante sarcini. Această tehnică funcționează foarte bine deoarece te obligă să te apuci de treabă imediat.
Majoritatea persoanelor pierd cel mai mult timp până la 11 am, vorbind cu colegii, verificând e-mail-uri, savurând o cafea sau plănuind ziua. Totuși, acele ore sunt cele mai bune și cele mai productive, deoarece mintea este proaspătă, nu a apucat să fie obosită de multă informație, și vei fi surprins de cât de multe poți să termini până la acea oră. Citește aici mai multe despre cum poți să fii mai eficient la muncă.
Pasul 5 – Scapă de distrageri
Un lucru foarte important este să reduci soneria telefonului și să îl pui acolo unde nu îl poți vedea. Telefonul este sursa principală de distragere, iar atunci când nu poți auzi notificările, nu vei fi tentat să le verifici. Oprește televizorul și, dacă te distrage, oprește orice muzică. Lucrează în liniște și concertează-te pe muncă.
